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在前面的两章里面介绍了新建企业怎么建账、年初怎么建账以及怎么审核会计凭证,接下来的继续讲解会计做账实操的第三部分会计实操之如何登记账簿,总共分为四部分的内容:什么是账簿、如何登记账簿、登记账簿的规则有哪些以及错账怎么去更正。
一、账簿
账簿是指由具有一定格式的账页组成的,以会计凭证为依据,序时的、分类地记录和反映经济业务的账簿。
二、登记账簿
登记账簿是根据进过审核无误的记账凭证,按照借贷记账法的特点,分门别类地把经济业务登记到有关账簿中去,以便完整地、系统地反映每一账户借方、贷方的增减变动以及余额情况。登记时既要登记总账,也要登记明细账,贯彻总账与明细账平行登记的其中三个要点:同时、同向、等额。登记日记账一般主要包括现金日记账和银行存款日记账,是由出纳人员根据记账凭证中设计库存现金、银行存款的记录,按时间先后顺序逐日逐笔登记。
三、账簿登记规则
1、记账用笔
一律使用蓝黑或者碳素墨水钢笔或者签字笔,不得使用圆珠笔和铅笔。
下列情况可以使用红色墨水记账
(1)记账凭证数字为红色
(2)在不设借贷栏的多栏式账户中登记相反数字
(3)在三栏式账户的余额前,如未印明余额方向,在余额栏内登记负数余额
(4)会计制度规定使用红字登记的其他业务
2、记账日期
记账的日期必须填写记账凭证的日期,不一定是记账的当天。“年度”每页账只填写一次,“月份”每页账和每月第一笔填写一次,每笔业务都要填写日期,不能空置不填。
3、凭证编号
凭证编号按照记账凭证上面的编号填写
4、摘要
账簿的摘要一栏一般按照记账凭证上的内容填写,有的可以针对账户的情况摘其要点,以确切反映其内容。文字一律顶左线书写。
5、发生额
总账按科目汇总表是上对应的金额直接登记,明细账必须根据附件逐笔逐项登记,数字、文字都要规范、清晰、整齐。
6、结计余额
现金日记账和银行存款日记账应每日结计余额,债权债务及存货类账户应每笔业务结计余额,以保证随时掌握余额情况,其他账户应每月结计余额,余额前应标明“借“或”贷“。无余额的应在余额栏内用”Θ“表示,并在”借或贷“栏填写”平“字。
7、过次页承前页
每页的业务只能登记至倒数第二行,最下一行写“过次页“,次页的第一行填写:承前页”,数字要区别不同的填列情况:
(1)对需要结计本月发生额的账户,过次页的数字应为月初至本页最后一笔发生额的合计数;
(2)对需要结计本年发生额的账户,过次页的数字应为年初至本页最后一笔发生额的合计数;
(3)对不需要结计本月发生额也不需要结计本年发生额的账户,只要将本月末的余额结转次页就行了。
8、做好记账符号
登记每一笔业务,必须在记账凭证的记账符号栏内打“√”,表示登记账簿,以防止重记或漏记。
9、不得隔夜跳行
万一发生隔夜,应加盖“此页空白”印章;万一发生跳行,应将空行的金额栏打斜线注销或者注明“此行空白”印章。
10、定本式账簿,一般都编有序号,不得任意撕毁。活页式账簿的账页在启用后,除经会计主管人员同意外,也不得随意调换。
四、错账更正
会计账簿严禁挖补、刮擦、涂改或者用药水消除字迹。发生错误后应运用正确的方法更正。更正错账的方法一般有三种:划线更正法、红字更正法、补充登记法。
1、划线更正法
在结账前发现账簿记录有文字或数字错误,而记账凭证没有错误,可以采用划线更正法。
更正时,可以在错误的文字或数字上划一条红线,在红线的上方填写正确的文字或数字,并由相关人员在更正处盖章。对于错误的数字,应全部划红线更正,不得只更正其中错误的数字。对于文字错误,可以之划去错误的部分。
2、红字更正法
红字更正法是指用红字冲销原有错误的账户记录或者凭证记录,以更正或者调整账簿记录的一种方法。
使用范围通常由两种情况:
(1)记账后再当年内发现记账凭证所记账的会计科目错误,导致账簿记录错误,可以采用红字更正法。
更正方法是:记账凭证会计科目记录错误时,用红字填制一张与原来记账凭证完全相同的记账凭证,以示注销记账凭证,然后用蓝字写一张正确的记账凭证,并据以记账。
(2)会计科目无误而所记金额大于应记金额,从而引起记账错误的,可以采用红字更正的方法。
更正方法是:记账凭证会计科目无误时,所记金额大于应记金额时,按多记的金额,用红字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证,以冲销多记金额,并据以记账。
3、补充登记法
适用范围:补充登记法是在记账后发现记账凭证填写的会计科目无误,只是所记金额小于应记金额时,所采用的一种更正方法。
具体更正方法是:按少记的金额用蓝字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证,以补充少记的金额,并据以记账。
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